Layanan email berbasis cloud seperti Google Workspace dan Microsoft 365 mendominasi pasar untuk email organisasi untuk alasan yang baik. Berurusan dengan serangan konstan spam dan serangan online sulit, karena mereka yang trauma dengan menjalankan server surat di “masa lalu yang indah” dapat membuktikan.
Sementara penyedia layanan email unggul pada fungsi utama mereka dalam mengirim, menerima, dan menyimpan email, mereka memprioritaskan ketersediaan dan waktu kerja daripada cadangan dan pemulihan. Tergantung semata-mata pada sistem perlindungan bawaan mereka dapat membuat organisasi rentan terhadap kehilangan data. Meskipun sangat jarang bagi penyedia layanan email untuk kehilangan data karena kegagalan sistem – semua sistem email modern didistribusikan dan direplikasi dalam penyimpanan tervirtualisasi – mereka tidak dapat melindungi terhadap setiap risiko. Berikut adalah beberapa skenario yang kami temui di mana solusi cadangan email terpisah berguna:
- Pulih dari kesalahan manusia: Ini yang besar. Orang sering secara tidak sengaja menghapus pesan penting atau membersihkan pesan lama terlalu agresif, secara tidak sengaja termasuk percakapan kritis dalam penghapusan massal. Cadangan memastikan bahwa pesan -pesan ini dapat diambil.
- Pergantian Pergantian Karyawan: Ketika karyawan pergi, penting untuk menonaktifkan akun email mereka untuk alasan keamanan. Namun, informasi dalam akun mereka mungkin sangat penting untuk proyek yang sedang berlangsung atau tujuan hukum. Cadangan mempertahankan data ini untuk akses di masa mendatang.
- Mitigasi Ancaman Cyber: Serangan phishing adalah hal biasa saat ini. Jika seorang karyawan menjadi korbannya, akun email mereka dapat dikompromikan dan data hilang. Lebih buruk lagi, penyerang dapat menginstal malware-bahkan ransomware, meskipun itu bukan masalah dunia nyata yang signifikan untuk instalasi khusus Apple-yang dapat mengakibatkan hilangnya data email. Sementara melatih karyawan untuk mengenali dan menghindari serangan phishing sangat penting, cadangan memberikan jaring pengaman yang penting bagi siapa saja yang melakukan kesalahan.
- Memfasilitasi migrasi dan pengarsipan data: Organisasi sering perlu memigrasikan data email dari satu sistem atau pengguna ke yang lain. Meskipun jarang diperlukan atau diinginkan untuk memigrasi segalanya – semua surat dari tahun lalu mungkin cukup – dapat membantu untuk mempertahankan akses arsip ke komunikasi historis.
Faktanya, Google dan Microsoft secara eksplisit menyatakan bahwa mereka menyimpan data hanya untuk waktu yang terbatas dan merekomendasikan menggunakan layanan cadangan. (Spesifikasi mungkin berbeda, tetapi umumnya, Anda dapat mengambil email yang dihapus dalam waktu 30 hari, setelah itu dapat dipulihkan selama 14 atau 30 hari tambahan.) Banyak perusahaan menyediakan layanan cadangan email, banyak di antaranya sangat mirip. Daftar di bawah ini menyoroti beberapa layanan yang paling umum, tetapi kami mendorong Anda untuk menjangkau rekomendasi berdasarkan pada penyedia layanan email Anda dan ukuran organisasi.
- Awan -awan Menawarkan retensi data tanpa batas dan memperluas kemampuan cadangannya di luar email untuk mencakup platform seperti Box, Dropbox, dan Salesforce.
- Cubebackup Fokus secara eksklusif di Google Workspace dan Microsoft 365. Ini memberikan solusi hemat biaya dengan memungkinkan pengguna untuk memanfaatkan penyimpanan lokal atau jarak jauh mereka sendiri.
- Backupify Dan Perlindungan Datto SaaS berasal dari perusahaan yang sama dan menawarkan kemampuan cadangan yang sama, tetapi mereka melayani segmen pasar yang berbeda. Datto lebih lanjut meningkatkan layanan bermereknya dengan serangkaian kontinuitas bisnis dan alat perlindungan data.
- Dropsuite Menyediakan penyimpanan tanpa batas dan juga mendukung cadangan online QuickBooks. Ini fitur irama cadangan yang fleksibel, dengan cadangan email hingga 12 kali per hari.
- MSP360 dikelola cadangan adalah solusi kaya fitur yang, meskipun lebih kompleks dan berpotensi lebih mahal daripada yang berasal dari pesaing, menawarkan kustomisasi yang luas dan mendukung berbagai penyedia penyimpanan.
- Spanning Melampaui Google Workspace dan Microsoft 365 dengan Salesforce Backups. Menawarkan pemulihan yang sangat granular, memungkinkan pemulihan email individu. Fitur FlexSpend -nya menyederhanakan pengeluaran cadangan saat transisi antar platform.
- Spinbackup Menawarkan layanan pemulihan bencana pada titik harga yang terjangkau, dan pengembangnya, Spin.ai, memberikan berbagai solusi keamanan di luar cadangan, termasuk kebocoran data dan perlindungan ransomware.
- Synology Active Backup Termasuk add-on gratis untuk Google Workspace Dan Microsoft 365 Data cloud cadangan ke NAS Synology. Ini adalah solusi yang sangat baik untuk menghindari pengeluaran yang berkelanjutan.
Sama pentingnya dengan solusi cadangan email adalah untuk melindungi dari kehilangan data, kami mendesak Anda untuk melanjutkan dengan hati -hati saat memilih satu. Jika Anda berakhir dengan data yang hanya ada dalam solusi tertentu, persyaratan retensi hukum atau ketidakmampuan untuk mengekspor data dalam format non-kepemilikan dapat mengunci Anda agar membayarnya tanpa batas. Idealnya, jaga agar semua data hidup sehingga Anda dapat beralih ke solusi yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan yang berubah. Sekali lagi, silakan hubungi kami untuk bantuan memilih solusi yang paling tepat untuk kebutuhan Anda.
(Gambar unggulan oleh ISTOCK.com/RASI BHADRAMANI)
